Vaak komt het voor dat je een bepaalde lijst wilt verrijken met gegevens uit een andere bron. Als in beide datasets dezelfde kolom met unieke waardes voorkomt die iedere regel uniek maakt, dan kun je de sets eenvoudig koppelen met behulp van verticaal zoeken. VERT.ZOEKEN (of VLOOKUP) is bij veel mensen de bekendste zoekfunctie van Excel.
Voor dit voorbeeld hebben we een lijstje met medewerkers. In onze basislijst Medewerkers staan een aantal fictieve medewerkers. Op een ander werkblad staat een lijst met beoordelingsscores. Van iedere medewerker willen we graag de bijbehorende beoordelingsscore opzoeken in het werkblad Beoordelingsscores.
We vullen de formule alvast in voor cel C2. Er moeten vier functieargumenten worden ingevuld:
- Zoekwaarde: de waarde die we willen opzoeken in de lijst met beoordelingsscores. In ons geval het personeelsnummer.
- Zoektabel: het gegevensbereik waar de gegevens staan die we aan de basislijst willen toevoegen. In ons geval de eerste twee kolommen van de beoordelingsscore lijst. Let op dat het unieke id altijd de eerste kolom van de zoektabel moet zijn.
- Kolomindex: het getal van de kolom waarvan we de gegevens willen terug laten geven door de formule. In ons geval dus 2 (beoordelingsscores 2018).
- Benaderen: hiermee vertel je Excel wat hij moet doen als hij een ID niet heeft gevonden in de andere lijst. Kies ONWAAR (FALSE) als je een exacte match wilt. In ons geval wil je voorkomen dat beoordelingsscores van een collega worden getoond!
Als de formule in C2 klaar is, kunnen we hem eenvoudig naar beneden doortrekken door dubbel te klikken op de vulgreep (het kleine vierkantje in de rechteronderhoek van de cel).
Voorbeeld met benaderen
Hieronder volgt een voorbeeld waaruit duidelijk het verschil tussen wel of niet benaderen blijkt.
Stel we hebben een tabel met leeftijdscategorieën met bij iedere categorie een bijbehorende risico-opslag voor bijvoorbeeld het berekenen van een overlijdensrisicopremie:
Als we leeftijd 40 invullen, dan zien we voor beide gevallen een overeenkomst. Dit komt omdat de leeftijd 40 exact voorkomt in de rechter tabel.
Als we echter een leeftijd invullen die niet exact voorkomt in de zoektabel met opslagen, dan zien we dat de formule zonder benaderen geen resultaat geeft:
De formule waarin we Excel wel laten benaderen zoekt de dichtstbijzijnde (1) leeftijd op die kleiner is dan de ingevulde zoekwaarde (2).
